Obowiązek KSeF — kto i kiedy musi wystawiać e-faktury

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza w Polsce obowiązek wystawiania e-faktur przez określone podmioty i w określonych terminach. Poniżej przedstawiamy aktualny kalendarz oraz grupy podmiotów objęte obowiązkiem.

Kto jest objęty obowiązkiem KSeF?

Zgodnie z przepisami, obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej przez KSeF dotyczy w ostateczności m.in.:

• podatników podatku od towarów i usług (VAT), którzy są czynnymi płatnikami VAT,
• podatników zwolnionych z VAT, którzy wystawiają faktury (np. na żądanie kontrahenta),
• niektórych podmiotów niebędących podatnikami VAT, gdy wystawiają faktury w przypadkach określonych ustawą.

Szczegóły zawsze warto weryfikować w aktualnych ustawach i komunikatch MF (Ministerstwo Finansów) oraz KAS (Krajowa Administracja Skarbowa).

Kalendarz wdrożenia — terminy

Wprowadzanie obowiązku KSeF następuje etapami:

• Faza dobrowolna — podmioty mogły (i mogą) wcześniej dołączyć do KSeF i wystawiać e-faktury na zasadach przewidzianych w systemie.
• Obowiązek od 2025 roku — zgodnie z planem ustawodawcy, od określonej daty w 2025 r. wystawianie e-faktur przez KSeF ma stać się obowiązkowe dla wskazanych grup. Konkretne daty i ewentualne wyjątki są określane w ustawach i rozporządzeniach.
• Średnie i małe przedsiębiorstwa — często objęte są tym samym obowiązkiem co większe firmy, z ewentualnym okresem przejściowym dla mikroprzedsiębiorców (szczegóły w aktualnych przepisach).

Warto na bieżąco śledzić strony MF/KAS oraz doradztwo podatkowe, aby nie przeoczyć terminu obowiązkowego włączenia się do KSeF.

Co to oznacza dla Twojej firmy?

Jeśli Twoja firma jest lub będzie zobowiązana do KSeF, konieczne jest:

• rejestracja w KSeF i uzyskanie dostępu (certyfikat, profil zaufany itd.),
• wdrożenie techniczne: integracja systemu księgowego lub ERP z API KSeF tak, aby faktury były wysyłane (i ewentualnie odbierane) automatycznie,
• szkolenie osób odpowiedzialnych za faktury oraz ustalenie procedur na błędy i korekty.

Im wcześniej rozpoczniesz przygotowania — zwłaszcza integrację z ERP i testy w sandbox — tym mniej stresu w okolicy terminu wejścia obowiązku w życie.